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杭州电子科技大学档案管理系统部门预立卷操作手册
上传时间 :2015-05-25 来源: 浏览次数:
杭州电子科技大学档案管理系统
部门预立卷操作手册(学院版)
部门预立卷系统主要实现归档文件的预立卷与移交归档的功能。
用户基本操作规程如下:
1、登录档案馆网站(http://dangan.hdu.edu.cn/),点击“档案查询”
 
2、学院兼职档案员通过档案馆设置的用户名和密码登录到部门预立卷系统。
3、选择“部门档案”,单击“打开”键,根据归档材料形成年份进入相应的档案表,以电子信息学院为例,出现以下页面:
 
3、按照档案馆下发的《杭州电子科技大学各单位文件材料归档范围和保管期限》,把需要归档的文件材料分别录入到“党群”、“学生”、“行政”、“学籍”类目下,并按保管期限不同分别录入。
(1)例如归档文件属于是党群长期类,点击

 
此栏中,出现以下页面:
 
在页面中“请输入”项中,输入相关信息,最后点击“保存”键,并点击“关闭”键,即完成一份文件归档的著录。
第二份归档文件录入,点击
 
“添加文件”键,出现以下页面:

 
页面中“文件案卷号及件号”已经从中第一份文件中“2.0001”自动变成了“2.0002”,只需对“正题名、第一责任者、页数、文件时间、文号”信息进行修改,修改后点击“添加”键,即完成第二份归档文件著录;第三份归档文件只需在第二份归档文件基础上进行修改即可,以此类推。
(2)如是学籍档案录入,点击页面中的左右“学籍”键,
 
会出现以下页面:
 
第一步,添加班级,点击
 
中此栏中键,出现以下页面:


 
在页面中输入相关信息,最后点击“保存”键,并点击“关闭”键,即完成一个班级信息的著录。
第二步,在班级中添加学生,点击
 
中此栏中键,出现以下页面:

 
在页面中输入相关信息,最后点击“保存”键,并点击“关闭”键,即完成一个班级一个学生学籍档案的著录。
第二个学生信息输入,点击
 
中“添加文件”,出现以下页面:
 
页面中“文件案卷号及件号”已经从中第一份文件中“2.0001”自动变成了“2.0002”,只需把“正题名”中学生姓名、学号进行修改,修改后点击“添加”键,即完成第二个学生信息著录;第三个学生信息只需在第二个学生信息基础上进行修改即可,以此类推。
第三步,第二个班级的添加,点击
 
“添加案卷”键,出现以下页面:
 
页面中“案卷/盒号”已从第一个班级“1”自动变成“2”,只需对“正题名”中专业、班号进行修改,即完成第二个班级信息著录,以此类推。
第二个班级中学生信息录入,参照第二步做法,只需把页面中“文件案卷号及件号,1.000*”改成变成了“2.0001”即可。
4、对著录完毕的归案材料通过“打印目录”功能,打印出“案卷移交目录”,与档案馆工作人员办理好相关移交手续,即完成了部门档案预立卷工作。