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本校档案制度
杭州电子科技大学档案管理规定
上传时间 :2015-04-10 来源: 浏览次数:

 

杭州电子科技大学档案管理规定
 
第一章  总  则
    第一条  为了加强对学校档案工作的领导,搞好科学管理,更好地为各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(27号令)和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校工作实际,特制定本规定。
第二条  我校的档案是指在党群、行政、教学、科研、基本建设、财务会计、设备管理、产品生产与科技开发、外事、出版等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料、实物史料。
    第三条  我校形成的各类档案,是全校师生员工劳动智慧的结晶,又是国家和学校的宝贵财富。学校对档案实行统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全,以利开发利用。各部门必须定期向校档案馆移交档案,任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。
    第四条  学校档案工作是学校工作的组成部分,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要尺度,是维护学校历史真实面貌的一项重要工作,是一项科学文化事业。各部门必须加强档案工作的领导和管理,对文件材料的形成、积累、整理、归档工作,要列入各单位和有关人员岗位责任制,实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入”、“四同步”:纳人学校规划和计划,纳入管理制度,纳入有关人员职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
 
第二章  管理体制和任务
    第五条  按照集中统一管理的原则,学校设档案馆。校档案馆为直属事业单位,对全校档案实行统一管理,有关部门、学院、校办公司经批准可设分室。分室档案业务受校档案馆和行政主管部门双重领导。
    第六条  校档案工作由一名校领导负责分管,各有关部、处、学院由一名领导具体负责本部门的档案工作,并设兼职档案工作人员,负责本单位档案的收集、整理和移交工作,并把做好档案工作,纳入有关人员的职责范围,作为检查工作、考核干部的重要内容之一。
第七条  校档案馆的基本任务是:
一、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,规划全校档案工作;
二、制订本校档案工作规章制度,监督、指导、检查全校各部门执行情况;
三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料;
四、开展档案的开发利用工作;
五、配备必要的现代化管理设备,负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;
六、参加档案工作协作、学术研究和交流活动;
七、建立、健全学校档案工作网络,培训全校专(兼)职档案工作人员;
八、开展档案宣传工作和利用者教育与咨询活动。
第八条  实行部门立卷制度,部门档案工作的任务是:
一、学习和执行上级有关档案工作方针、政策和学校档案工作的规章制度;
二、做好本部门档案的形成、积累和平时立卷工作,按要求定期向档案室移交归档;
三、党委宣传部设声像分室,统一保管其摄制的、具有保存价值的有关教学、科研生产和学校重大活动的录像带、影片等,每年造具新增目录,一式二份,一份留存,一份交档案馆;
四、信息工程学院(独立学院)、后勤服务总公司(杭州文一后勤发展有限公司)设立分室,分室按档案馆管理要求收集、整理和管理档案,每年造具新增目录,一式二份,一份留存,一份交档案馆。
第九条  档案专兼职人员要努力提高政治与业务素质,忠于职守,严守机密,钻研业务,踏实细致,热心服务,保证工作任务的完成。档案工作人员(指专职档案工作人员与做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号),实行专业技术职务聘任制。
 
第三章  文件材料的形成和归档
    第十条  各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门和课题组兼职档案人员应按工作程序,进行文件材料的形成、积累,工作结束时,进行整理、立卷,按归档要求,经本部门负责人审查合格后归档。
    第十一条  对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按规定向各部门或课题组兼职档案员移交,任何个人不得将档案材料据为己有。
    对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆捐赠珍贵档案的个人,学校予以奖励。
    第十二条  学校对科研成果、产品试制、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案馆专职档案员或所在部门兼职档案员参加,会同有关业务部门对应归档的文件材料加以审查签署意见,以确保归档的文件材料完整、准确、系统。
    第十三条  文件材料的归档范围:
一、党群类:主要是指校党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委在工作过程中形成的有保存价值的文件材料;
    二、行政类:主要是指学校行政、人事、监察审计、武装保卫、公共事务、产业、图书、档案等在工作中形成的有保存价值的文件材料;
    三、教学类:主要是指研究生、全日制本、专科生、成人教育在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件材料;
    四、科研类:主要是指科研综合管理和各科研课题从科研准备到成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料;
    五、基本建设类:主要是指基建综合管理和各项工程项目(包括新建、扩建、改建、维修等)全过程形成的文件材料;
    六、仪器设备类:主要是指仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、说明、维修和改进工作中产生的文件材料;
    七、产品生产类:主要是指学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等;
八、出版物类:主要是指学校编辑出版的学报、校报及其他刊物的审稿单、原稿、书样及出版发行记录等;
    九、外事类:主要是指外事归口管理和学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国(境)访问、考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;学校派出国(境)留学、接受外国(境)留学生形成的文件、学籍材料;授于中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等;
    十、财会类:主要是指财务管理和会计活动中直接形成的文件材料;
    十一、声像类:主要是指校领导重要活动,上级领导来校视察,兄弟单位来校参观访问,学校各方面重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动等的照片(包括底片)、光盘、录像带、影片及有关文字材料,以上各类的具体归档范围可详见各类档案的归档范围;
十二、实物类:主要是指学校各类重要活动、外事活动中形成的重要实物等档案资料。
第十四条  归档要求:
一、实行由文件材料形成单位和科研课题组立卷、主管业务部门统一归档的制度;立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理组卷,并编写页号或件号,输入卷内目录、填写备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限;
    二、归档的文件材料应格式统一,质地优良,声像清晰,符合规范和标准的要求;填写的字迹要工整,禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水,可用计算机打印;
  三、文件材料整理立卷后,由立卷人向单位的兼职档案人员移交,兼职档案人员将案卷,经本单位负责人审查签字后,拟制移交清单,向校档案馆移交;
    四、凡由几个单位合作完成的项目,由主办单位立卷归档;
五、重要的、利用频繁的档案材料,可复制副本随原件一同归档,以便保护原件。
第十五条  归档时间:
一般要求在次年六月底前归入档案馆,具体归档时间按照分类档案管理实施办法执行。
    
第四章  档案的管理与保管
    第十六条  对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便。
    第十七条  严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、办公室三分开,添置必要设备,要有“八防”措施,经常检查档案保管情况,确保档案安全。
    第十八条  已归档的档案材料,需要补充、更改时,必须由有关部门的负责人审核签署意见,交档案馆归档。
    第十九条  定期检查档案情况,学期结束前全面清点,发现破损、变质的档案,及时修补和复制,并作出记录。
第二十条  单位撤销、合并和人员调动时,必须办理档案和文件材料的交接手续,不得私自带走和销毁档案材料。
第二十一条  对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,及时上报有关报表。
第二十二条  做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理开发研制工作,逐步实现档案的标准化、规范化的现代化管理。
第二十三条  学校档案工作经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。
学校各职能部门应对于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。
第二十四条  建立档案借阅制度,按档案密级,履行审批手续。借阅人在指定地点查阅,不得随意拆卷、抽取涂改、损毁或转让他人。
 
第五章  档案的开放与利用
第二十五条  除有特殊规定的以外,学校档案馆应将保存的档案,按照《档案法》、《高等学校档案管理办法》和国家、学校有关规定,向全校和社会公布和开放,持有合法证明的单位和个人,都可利用已开放的档案。属下列情况之一的档案,不对外公布:
一、 涉及国家秘密的;
二、 涉及专利或者技术秘密的;
三、 涉及个人隐私的;
四、 档案形成单位规定限制利用的。
第二十六条  档案馆要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料,逐步实现档案计算机检索,努力开发档案信息资源,积极主动做好提供利用服务。
第二十七条  开放和利用档案必须遵循以下原则:
一、本校工作人员因工作需要,查阅已公开的档案材料,或查阅本人承办部分的未公开档案材料,经办理查阅登记手续,均可查阅;
二、查阅本部门其他不予公开的档案,须经本部门(处级)负责人或课题组负责人签字;
三、查阅其他部门不予公开的档案,除须经本部门(处级)负责人同意外,还须经档案馆馆长同意,方可查阅。查阅其他未公开的科研项目档案,除须经该课题组负责人或作者本人同意外,还需经科研处长同意,方可查阅;
四、校党政会议记录,须经党政办主任或档案馆长同意签字,重要的须经主管书记、校长批准,方可查阅;
五、为方便利用,本校工作人员查阅本部门形成的档案和可以公开的档案,可通过电话进行查询;
六、校外单位查阅已公开档案,凭本单位介绍信、出示本人证件;查阅未公开档案,由档案馆根据有关规定办理;因特殊需要,查阅有保密内容的档案,按学校保密档案管理办法办理;
七、个人查阅与本人有关的职称、学历、学籍等可以公开的档案,凭个人证件即可;
八、凡摘录、复制未开放的档案,应经馆长或经馆长授权的档案管理员同意;档案管理人员应进行认真核对,出具证明并盖章;
九、学校档案馆应当为师生员工和社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用,用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用;对于复制档案资料的,可以收取复制费。
第二十八条  未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布学校档案。校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
 
第六章  档案的鉴定和销毁
第二十九条  档案鉴定工作在主管校长领导下,由档案馆、有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限,提出销毁无保存价值档案的意见,写出鉴定情况报告。
第三十条  档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是:
一、凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌和各项工作,具有长远利用查考价值的档案,列为永久;
二、凡是在一定时间内学校进行各项工作需要利用查考的档案,根据情况可列为长期或短期;长期为10年至30年,短期为10年以上;
三、介于永久与长期或与短期之间的档案,一律从长划定。
第三十一条  销毁档案,应造具清册,经主管校长批准后,鉴定小组指定两人以上去造纸厂进行监销,批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
 
第七章   考核、奖励和处罚
第三十二条  学校建立档案工作检查、考核和评估制度,对档案工作成绩突出的单位和优秀的档案工作人员(专、兼职)给予表扬和奖励。
第三十三条  对违反《中华人民共和国档案法》的行为,要按照《中华人民共和国档案实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。
 
第八章  附  则
第三十四条  学校依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(27号令)、《高等学校档案实体分类法与工作规范》等上级文件和本规定,制定党群、行政、教学、科研、基本建设、产品生产、仪器设备、外事、出版、财会、声像、实物类档案的具体管理办法。
第三十五条  本规定自发布之日起执行。本规定由校档案馆负责解释。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
杭州电子科技大学档案实体分类和档号编制方案
 
    一、分类目的
档案实体分类,是以我校的全部档案为分类对象,依据学校工作职能,结合档案构成的内容、特点进行统一分类,使我校的全部档案在实体上构成一个统一的科学的类别体系,解决档案实体编目和排架管理问题,实现档案实体编号、排架检索的规范化、科学化,促进学校档案工作整体管理水平的提高,更好地发挥档案的作用,为学校各项工作服务。
    二、分类原则
    (一)逻辑性
    分类必须符合逻辑学划分规则。
    1、同一次分类划分只能采用一个划分标准,不能同时使用两个或两个以上的标准;
    2、各个子类的总和必须等于母体的全体,即下位类的外延之和必须等于上位类的外延;
    3、同位类目之间界线清楚,互不相容,不能你中有我、我中有你,互相交叉和包容;
    4、划分必须分阶段、分层次循序进行,不能跳跃。
    总之,各个大小类目按概念的从属关系、并列关系组织起来,形成一个脉胳贯通、层次分明的逻辑体系。
    (二)整体性
    应把学校档案作为一个整体来认识,分类必须保持档案之间的有机联系,保证产生于同一活动领域、记录和反映相同工作内容、性质的档案的系统完整。
    (三)稳定性
    档案实体分类构成的类别应适用相当长时期,并有扩充性。既能对现有的全部档案按职能活动和内容性质特点建立类别体系,又能对今后可能增加的档案内容留有增设类目的余地。
 (四)实用性
分类是管理档案的一种手段,是整理档案的中心环节,因此,分类必须符合实用原则。
1、按分类体系组织的馆藏,既符合系统化要求,又充分考虑库房的利用率;
2、分类层次不宜过多,类目设置不宜过细、过繁,要易记、易认,便于归类和管理,便于检索、调档和信息开发。
    三、类目设置
遵循分类原则,根据学校档案产生的领域,结合档案记述的内容和形成规律,我校档案设十二个类目,即党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、实物。对一级类目进行扩展,体现一级类目具体内容的二级类目设置,根据不同一级类目内档案形成规律和内容特点的不同,采用不同的划分标准。党群、行政类的二级类目按职能设置;科研、基建、产品类按项目设置;设备类按设备拥有单位名称设置;教学、外事、出版、财会、声像类按档案内容和事物类型设置。其中教学类的个别二级类目不能清楚地体现其内容的,就扩展到三级类目,声像类的因增加了载体代号且内容又较多,则扩展到四级类目。
我校档案实体类目设置如下:
DQ    党群
11    党务综合(分党委、总支、直属支部综合材料入此)
12    纪检(纪律、监察、审计机构合一时,材料入此)
13    组织
14    宣传教育(学生思想政治工作材料入此)
15    统战(民主党派材料入此)
16    工会(教代会、妇女工作材料入此)
17    团委(学生社团材料入此)   
XZ    行政
11    行政综合(学校评估、校史和院、系、所等单位综合材料入此)
12    人事(师资工作材料入此)
13    监察、审计(纪律、监察、审计机构合一时,材料入纪检)
14    武装、保卫
15    公共事务
16    档案、图书、文博
17    后勤、产业
JX    教学
11    综合
12    学科与实验室建设
13    招生
14    学籍管理考生名册、学籍变更材料、学生奖惩
11    研究生学籍卡
12    本专科生学籍卡
13    成人班学籍卡
15    课堂教学与教学实践教学计划、课程安排、校历表、课表
11    试题
16    学位委员会材料、学位清册
11    研究生学位评审材料
12    研究生及本专科生优秀论文
17    毕业生
18    教材
KY   科研
11    综合
12    科研项目
13    科研获奖材料
14    科研书籍
15    科研论文
16    科研涉密项目
JJ    基建
11    综合
12、13… …n  单项工程
SB    设备
11    综合
12    设备项目
CP    产品
11    综合
12    产品项目
CB    出版
11    综合
12    校报
13    学报
14    译丛
15    高教研究
16    函授通讯
WS    外事
11    综合
12    出国(境)国际合作与会议材料人WS14
13    来校外国留学生工作材料入WS15,国际会议合作材料入WS14
14    国际合作与会议
15 外国留学生工作
CK    财会
11    综合
12    会计报表
13    会计帐簿
14    会计凭证
15    工资清册
SX    声像
SX11  照片
11    党政
11    综合
12    上级来校活动(视察、座谈、现场办公等)
13    党代会、教代会、团代会、学代会等重大会议
14    重大纪念日、校庆等活动
15    授聘名誉职务、称号
12    教学
11 综合
12 历届毕业生的毕业合影、优秀毕业生照片、培训班、
13 学生参加实习、军训、社会实践、社会调查及各种竞赛活动、奖学金设立及颁奖大会。
13    科研
综合、科研成果、学术交流、学生科研
14 外事
出访、来访、外籍教师
15    基建
各个时期的校园环境材料。包括:校门、校牌、大楼、宿舍等建筑物和校园风光、重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型
16   文体
 运动会、文艺演出、各种展览、其它。
17   获奖材料
各类先进集体、先进个人、成果奖。
18   人物
历任校长、党委书记;博士生、硕士生导师等名人及骨干教师;其他(追悼会入此)。
SX12、光盘
SX13、录像带
SX14、录音带
SW   实物
11   作废公章
12   校薇
13   奖牌
14   纪念品
四、档案编制模式
档号由年度号、分类号、案卷号组成。模式如下:
(一)199X——DQ11——1
       
 
 
                                      案卷号
                                  二级类目(党群综合)
                                  一级类目(党群)
                                  年度
(二)199X—JX  14  11——1
 
                                   案卷号
                                       三级类目(研究生学籍卡)
                                       二级类目(学籍管理)
                                       一级类目(教学)
                                       年度
 
(三)199X—SX 11. 11. 11— 1
 
                                     案卷号
                                     四级类目(党政综合)
                                     三级类目(党政)
                                     二级类目(照片)
                                         一级类目(声像)
            年度

杭州电子科技大学党群、行政档案管理实施办法
 
    第一条  根据《中华人民共和国档案法》和教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案管理规定》、《杭州电子科技大学档案管理规定》等有关规定,制定本实施办法。
    第二条  党政档案是学校在党群和行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图象和声像等各种载体材料。
    第三条  党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷制度,任何单位和个人不得擅自保存和销毁。学校各部、处、学院等处级部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定兼职档案人员,协同校档案馆认真做好党政档案的收集、整理归档工作。
    第四条  党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各部、处、学院等处级部门的工作计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
    第五条  尽快实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变。大力开发档案信息资源,发挥党、政档案的作用。
    第六条  归档范围
    一、对学校和社会当前与长远发展具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件材料均应归档。具体按《杭州电子科技大学归档范围与保管期限》执行。
    二、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文、电及附件。上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
    第七条  不归档文件材料
    上级机关普发参阅、不办的文件材料;
    上级机关发来供工作参考的抄件;
    上级机关征求意见未定稿的文件;
    重份文件;
无查考利用价值的事务性、临时性文件;
未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
    从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
    无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设意见的人民来信;
    学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
    本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
为参考目的从各方面收集的文件材料; 
    非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
    第八条  文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。
    第九条  中共中央、国务院、省、市党委、人民政府,国家教育部、工业和信息化部以及国务院有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由党政办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档(教学、科研、设备、基建、产品、出版、外事、财务工作活动形成的文件材料归入各自门类)。
    第十条  党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由党政办归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档。
    第十一条  各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案部门保存,任何人不得带入其他单位。
    第十二条  案卷质量的基本要求:遵循文件材料的自然形成规律和特点,保持彼此间的有机联系,全面、准确反映学校党、政部门职能活动的全过程,区别不同价值,便于保管和利用。具体要求有:
    一、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放在一起,不得分开。
    二、文件一般归入文件形成年度。跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件应归入公布或批准年度。
    三、卷内文件材料按内容重要程度结合时间顺序排列。批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;其它文件材料按时间顺序排列。
    四、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。每个案卷都从“1”开始顺序标注,卷内文件无论正面反面只要有书写文字,均应一面编写一个页号;页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。
    五、案卷文件数量,一般不超过200页。遇太薄时可将问题相近的材料合并组卷;遇太厚时可分成若干卷。对反映本校重要工作和重大活动的文件材料,不限多少,要单独立卷。
    六、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。填写的字迹要工整,禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水。有条件的单位可用计算机打印。卷内目录放在卷首位。
    七、填写卷内文件目录。顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。文号:文件制发机关的发文字号。文件作者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。文件标题或事由;即文件标题,一般应照抄。没有标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题。日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”,在表示年、月、日的数字右下角加“.”号。起止页数:卷内文件起止之页的编号。
    八、填写卷内备考表。本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人:由组成本卷的责任者签名。检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。
    九、卷内文件材料应去掉金属物;破损文件要裱糊,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;对书写超过装订线的文件材料要贴边。案卷采用三孔装订。
    第十三条  案卷封面,应逐项按规定填写清楚,案卷标题一般包括责任者、内容和名称(文种)。字迹用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
    第十四条  案卷按学校档案分类法进行分类,根据价值顺序排列后,依次编写案卷号,然后逐项填写案卷目录,字迹工整,有条件的单位可用计算机打印。
第十五条  归档验收。文书立卷部门应于寒假开学后着手收集、整理去年的部门档案,在专职档案工作人员的配合、指导下,做好文书立卷工作,提请学校档案部门检查合格后,办理移交手续。部门归档验收工作应于六月份前结束。
    第十六条  党群类档案号=年度号+党群档案分类号+案卷号,其模式为:20XX—DQ00—1—n,行政类档案号=年度号+行政档案分类号+案卷号,其模式为:20XX—XZOO—1—n。
    第十七条  建立党政档案鉴定小组,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经有关领导人批准后销毁。销毁时应指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。档案部门在档案销毁后应及时调整档案柜架且在相应的检索工具中注明。
    第十八条  根据工作需要,编制配套的检索工具和参考资料。进行加工汇编工作,编制全宗介绍、年鉴、大事记、组织沿革、基础数字汇编等。
第十九条  应用计算机进行档案的检索、编目、统计等,提高档案的现代化管理水平,提高开发利用档案的能力。
第二十条  党政档案的借阅利用,按《杭州电子科技大学档案借阅利用制度》执行。档案部门应设置阅览室,配置必要的复制设备,为利用者提供方便,更好地发挥档案的作用。
附:党群、行政档案归档范围和保管期限表
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

党群类档案归档范围和保管期限表
 
DQll  党务综合

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是本针对本校的,则永久保存)
长期
2
学校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等。
(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。
(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样。
永久
3
学校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
永久
4
学校党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
永久
5
学校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
6
以学校党委名义召开的工作会议材料
永久
7
学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料  
永久
8
学校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永久
9
学校党委工作简报
永久
10
学校党委大事记
永久
11
学校党群系统启用印章的文件和印模
永久
12
学校党群系统重要统计材料
永久
13
各部、委、各总支报校党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
长期
14
学校党委保密、秘书工作的有关文件  
长期
15
重要的群众来信来访及处理材料
永久
16
学校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件  
长期
17
分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
长期
18
分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料
长期
19
分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料
长期

DQl2  纪检

序号
  类  目  名  称
保管期限
1
上级纪委关于纪检工作的文件
长期
2
学校纪委工作规章制度
长期
3
学校纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计
永久
4
学校纪委会议记录
永久
5
党员处分、复查材料
永久
6
群众来信来访及处理意见
长期

 
DQl3  组织

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
长期
2
学校组织工作计划、总结;决定、报告、调查材料
永久
3
学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
4
落实政策的有关材料  
永久
5
学校各级领导干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的)
永久
6
学校各级领导干部名册
永久
7
总支、支部改选报告、审批材料
长期
8
各总支、支部委员名册
长期
9
党员名册
长期
10
关于取消资袼,党员退党的文件材料
长期
11
本校党内统计年报表及党费收支情况汇总表
永久
12
表彰和奖励先进党组织、先进党员的材料
长期

 
DQl4  宣传教育

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级关于宣传工作的文件
长期
2
学校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
3
教职工政治思想工作动态及调查材料
长期
4
理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
5
反映本校重大活动的剪报及图表
永久
6
上级有关学生思想政治工作的文件
长期
7
学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
8
学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结
永久
9
学生思想政治工作典型调查材料和统计
长期
10
关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件
长期
11
学生政治工作人员名单
长期
12
思想政治工作成果
长期

 
DQl5  统战

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级关于统战工作的文件
长期
2
学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结
永久
3
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
4
学校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料
永久
5
台、港、澳和侨务工作材料  
长期
6
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期
7
统战工作重要会议记录、各民主党派、团体重要会议记录
永久

 
DQl6  工会

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关工会工作的文件
长期
2
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计
永久
3
会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举、简报结果、领导讲话、大会发言等文件)
长期
4
表彰工会先进集体个人的材料、名单
长期
5
处分会员的有关材料
长期
6
工会委员会会议记录、记要
长期
7
基层工会干部名册
长期
8
会员名册
长期
9
妇女工作材料
长期
10
家属工作材料
长期
11
分工会干部任免文件、组成人员名单
长期
12
由工会主办的具有连续编号的内部刊物、资料
长期

 
DQl7  团委

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级关于团的工作文件
长期
2
学校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)
永久
3
学校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)
永久
4
团委工作计划、报告、总结及规章制度
永久
5
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
长期
6
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
长期
7
处分团员的材料及复查材料
永久
8
批准入团、离团材料及名单
长期
9
团员名册
长期
10
团委会议记录
长期
11
学生会文件、材料
长期
12
学校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
长期
13
各分团委的有关材料
长期
14
研究生会的有关材料
长期
15
团委牵头进行的重大活动的有关材料
长期
16
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
长期
17
学校各级分团委干部任免通知
长期
18
团内情况统计年报表
永久
19
具有连续编号的有关团的工作出版资料
长期

 
行政类档案归档范围和保管期限表
    
XZll  行政综合

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关高校行政管理的综合性文件
长期
2
全校性的规章制度、行政综合文件
永久
3
学校年度、学期工作计划、报告、总结
永久
4
校长办公会、院长书记碰头会议记录、记要  
永久
5
全校性的工作会议、座谈会
长期
6
校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿
长期
7
本校教育事业规划、计划及上级批复
永久
8
学校评估材料
永久
9
学校向上级的请示及其批复
永久或长期
10
本校各单位的请示及学校的批复
长期
11
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久
12
学校综合年报表及综合统计
永久
13
启用印章的文件及印模
永久
14
学校历史沿革、情况介绍
永久
15
学校大事记、简报、信息、动态等
永久
16
校史工作材料
永久
17
校友工作材料
长期
18
校庆工作材料
长期
19
群众来信来访文件材料
长期
20
普选工作材料
短期
21
学院会议记录、记要
长期
22
学院工作计划、总结、报告
长期
23
学院开展各种学术活动的文件
长期
24
学校与国内单位协作的材料
长期
25
学校设置各类临时性机构文件
长期
26
学校与外单位签订的综合性协议、合同等
永久

XZ12人事

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级机关有关人事工作的文件
长期
2
学校人事工作的规章制度
长期
3
人事工作计划、调查材料、会议记录
永久
4
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
永久
5
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
6
人事处权限内的干部任免文件及名册
永久
7
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
永久
8
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
永久
9
师资培养、管理工作计划、规定、总结
永久
10
教师进修计划、安排、总结
长期
11
教师工作量的规定及执行情况
长期
12
教师业务考核材料
长期
13
人事统计报表
永久
14
教职工名册、登记表
永久
15
教研室、研究室正副主任名册
长期
16
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复
长期
17
教职工工资调整材料、名册
长期
18
教职工转正定级材料
长期
19
教职工校内调动材料
长期
20
教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)
长期
21
教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)
长期
22
教职工援外和支援边远地区材料
短期
23
教职工退职、离职的有关材料
长期
24
教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料
长期
25
教职工退休后继续工作的材料
长期
26
教职工福利工作
长期
27
劳动就业工作使用临时工有关材料
长期
28
本校突出贡献专家和享受各类政府特殊津贴的文件材料
长期
29
本校对教职工作辞退、除名及同意辞职的文件材料
长期
30
本校教职工止薪通知单
长期
31
本校教职工载入各类名人材料
永久
32
编外用工劳动合同
长期

XZl3  监察、审计

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关监察、审计工作的文件
长期
2
学校监察、审计工作方面的规章制度
长期
3
监察、审计工作计划、总结、调查报告
长期
4
监察、审计工作统计年报及重要报表
长期
5
有关立案的调查、审理、处理材料、结案材料
永久

 
XZl4武装、保卫

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关公安保卫工作的文件
长期
2
学校公安保卫工作方面的规章制度
长期
3
学校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
长期
4
学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
永久
5
学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复
永久
6
学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复
永久
7
保卫工作简报
长期
8
上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件
长期
9
学校武装部职责范围内的规章制度
长期
10
学校武装部工作计划、总结、调查报告
长期
11
学校武装部工作统计年报及重要报表
长期
12
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表
长期
13
国家安全工作、计划总结
长期
14
综合治理有关工作计划、总结
长期

 
XZ15公共事务

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关公共事务的文件
长期
2
学校公共事务管理工作规章制度
长期
3
学校公共事务管理处工作计划、报告、调查材料
长期
4
学校教职工住房分配、公用房屋管理、调配使用、转换等的规定
长期
5
防震、防讯、三废治理工作的文件材料
长期
6
爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
长期
7
师生员工健康状况调查材料
长期
8
学校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
长期
9
车辆工作的有关材料
长期
10
伙食工作的有关材料
长期
11
校园绿化工作的有关材料
长期
12
物资统计年报表
永久

XZl6  档案、图书、文博

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关图书、情报、博物工作的文件  
长期
2
学校档案、图书、文博规章制度
长期
3
学校档案、图书、文博工作计划、报告、总结等
长期
4
学校档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
永久
5
学校档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料
长期
6
学校档案室指南、全宗介绍
永久

XZl7  后勤、产业

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关产业工作的文件
长期
2
学校制定的有关产业工作文件
永久
3
学校成立各类公司的请示、批复、营业执照
永久
4
学校产业工作统计年报表
永久
5
后勤公司董事会、经理办公会等重要会议纪录、决定等
永久
6
其他有关产业工作重要资料
长期
7
编外用工劳动合同
长期
8
财务凭证
长期

 
 
杭州电子科技大学教学档案管理实施办法
 
    第一条  为了加强教学档案的管理,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,根据国家教育部《高等学校档案管理办法》和《杭州电子科技大学档案管理规定》,特制定本办法。
    第二条  教学档案是指学校在教学管理和教学过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。教学档案反映了学校教学活动的真实面貌,是学校重要的信息资源和历史凭证,任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档。
    第三条  教学档案工作是学校管理工作的重要组成部分,各学院、各教学管理部门和学生管理部门应加强领导,把教学档案工作纳入教学工作计划、规划,纳入教学管理制度和各级教学管理人员岗位职责,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。
    第四条  教学档案由学校档案馆集中统一管理。各学院、教学管理部门和学生管理部门负责教学档案的积累、收集、整理和立卷,并及时向校档案馆归档。
    第五条  校档案馆负责对全校教学档案的业务指导,检查教学文件材料的积累、整理和立卷工作;接收全校的教学档案;做好教学档案的分类、保管和开发利用。
    第六条  归档范围。凡与教学有关的活动中所形成的具有参考价值、凭证作用和研究价值的文件材料均属于教学档案的归档范围,主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面的材料(详见归档范围和保管期限表)。 
    第七条  归档要求。归档的教学文件材料要求完整、准确、系统,字迹工整,图样清晰,用纸标准,纸质优良,签署完备,文字底稿不得使用铅笔、原珠笔以利长期保存,组卷应按文件内容进行,力求保持文件的有机联系,排列可按文件的时间、文号顺序或文件的重要程度,批复在前请示在后、正稿在前底稿在后。
    第八条  归档时间。各学院、各教学管理部门和学生管理部门应于次年六月份前收集整理好案卷,及时向档案馆归档(本专科生学籍档案可在次年九月份前归档)。
    第九条  校档案馆对归档的教学档案按照《杭州电子科技大学档案实体分类和档号编制方案》进行分类编号、编目、排架、保管。
    第十条  教学档案的鉴定,应根据其历史和现实的使用价值以及对经济建设、学校发展、社会效益等的作用,按照保管期限和密级,定期进行鉴定。
    第十一条  教学档案的鉴定和销毁必须由档案馆、教务处等有关部门和保密委员会负责人同意并经领导批准后方能进行降密、解密或销毁。
    第十二条  教学档案的利用按校档案馆的规定办理。要积极开发教学档案信息资源,为教学工作提供良好的服务。
附:教学档案归档范围和保管期限表
教学档案归档范围和保管期限表
 
JXl1 综合

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级下达的有关教学工作的文件材料
长期
2
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
永久
3
学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
永久
4
教学检查、评估和各级优秀教学质量、教学成果获奖材料、证书
永久
5
非学历教育的培训班、进修班材料
永久
6
成人教育函授站点增设、转址、撤销材料
永久
7
统计报表
永久
8
学生运动会材料
长期

 
JXl2  学科与实验室建设

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料
长期
2
学科、专业设置及实验室建设的文件材料
永久
3
重点学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料
永久
4
学科、专业、实验室建设计划、简报、总结
长期
5
学科、专业、实验室建设统计报表
永久

 
JXl3  招生

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关招生工作的文件材料
长期
2
招生计划、专业目录、规定、生源计划
长期
3
新生录取材料及新生名单
永久
4
委培、代培、自费生计划、合同及名单
永久
5
招生宣传、招生工作总结
短期
6
研究生入学试题、指导教师及相关材料
长期

 
JXl4  学籍管理

序号
类  目  名  称
保管期限
1
学生学籍卡片
永久
2
学生成绩总册
永久
3
学生学籍变更材料(休学、复学、转学、转专业、延长学年)
永久
4
学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级等)
永久
5
学生处分材料(警告、记过、留校察看、退学等)
永久

 
JXl5  课堂教学与教学实践

序号
类  目  名  称
保管期限
1
各专业教学计划、培养方案、教学大纲
永久
2
课程建设要求及安排,校历表,课表
长期
3
公共课、各系、科、专业课程考试、“2+2”、“专升本”入学考试样卷
长期
4
典型教案、重要备课记录
长期
5
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
短期
6
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
短期

 
JXl6  学位

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关学位工作文件材料
长期
2
本校学位评定条例、办法及计划、总结
长期
3
学位委员会会议记录、决定
长期
4
学位委员会授予各层次学位清册
永久
5
本科生优秀学士学位论文
长期
6
博士、硕士研究生学位申请材料
永久
7
博士、硕士研究生学位论文及评审材料
长期

 
JXl7  毕业生

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关毕业方案的文件材料
长期
2
毕业生工作计划、简报,总结
长期
3
毕业生供需统计、计划、协议
长期
4
毕业生就业计划及名册
永久
  5
毕业、结业和肄业生名单、学历电子注册清单
永久
  6    
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长期
7
各级优秀毕业生名单、事迹材料
长期
8
各类毕业生登记表
永久

 
JXl8  教材

序号
类  目  名  称
保管期限
1
自编、主编教材、专著
长期
2
各系各专业使用教材目录
长期
3
自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
长期
4
其他有保存价值的自编参考资料
短期

 
附录:存学院教学类档案

序号
类  目  名  称
保管期限
1
本科生毕业论文及评审意见
长期
2
课堂教学材料、课程进度表
短期
3
教师任课安排、教案
长期
4
优秀实习报告
短期
5
本专业教学检查、调查材料及总结
短期
6
教师工作量核算、登记材料
短期
7
考试试卷(样卷、答卷)
短期

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
杭州电子科技大学科研档案管理实施办法
 
第一条  为了加强科研档案的管理,充分发挥科研档案在学校科研活动、科研管理等各项工作中的作用,提高科研档案的质量和管理水平,根据国家《档案法》和教育部《高等学校档案管理办法》(27号令)和《杭州电子科技大学档案管理规定》,特制定本办法。
第二条  科研档案是指学校在科研管理和科学技术研究全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科研活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是重要的信息资源,是国家的宝贵财富。必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和有效利用。任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档,不得私自将其转借、买卖或销毁。
第三条  科研档案工作是科研活动的重要组成部分,是科研活动的重要环节。学校科研管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合,实行科研工作和建档工作“四同步”管理:下达计划任务与提出科研文件材料归档要求同步;检查课题研究进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核、晋升与档案部门出具课题归档情况证明同步。
第四条  科研档案工作,由科技处归口管理,负责全校科研档案的收集、整理和归档。
第五条  各学院、各研究所(室)分管科研工作的领导同时分管本单位的科研档案工作,把科研档案工作作为科研工作的一个重要组成部分来抓。实行由课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制,每个项目确定兼职档案员负责科研文件材料的收集、整理和立卷工作。
第六条  每一项科研成果进行鉴定验收时,必须有科研管理部门档案人员和本项目兼职档案员参加。凡是没有提供完整、准确、系统的科研文件材料的项目,档案馆有权不予提供档案归档情况证明。
第七条  科研档案归档范围。凡在科研管理和科研活动过程中形成的对学校和社会当前与长远具有参考价值、凭证作用和研究价值的文件材料,均属归档范围。归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体按《杭州电子科技大学科研档案归档范围与保管期限》执行。
第八条  几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复印件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。
第九条  科研档案的归档时间。每个项目结束后,均应按归档范围要求及时收集整理本项目的文件材料,由课题组兼职档案员按照立卷要求进行检查、鉴定、整理立卷,并在一个月内向科技处移交,科技处将移交的案卷在两个月内向档案馆移交归档。科技处形成的综合管理类文件材料应在次年六月底前归档。
第十条  科研档案的形成积累。课题负责人在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。
第十一条  科研档案归档要求:
一、各学院、各单位的项目(课题)兼职档案员要认真检查和指导研究人员做好科研文件材料的形成、积累和归档工作。
二、项目(课题)研究文件材料在归档时,要求完整、准确、系统,由课题组负责立卷,并经课题负责人审查后归档。立卷人、审查人应签名。案卷应填写项目名称、立卷日期、卷内目录、备考表、科研档案内容提要、归档说明和密级。
三、课题计划任务书、技术成果鉴定书、阶段小结、总结报告等一律要用科研管理部门的统一表格与纸张,案卷装订采用统一封面(可在课题任务下达后由兼职档案员向科技处领取),书写采用横行式,统一用蓝黑墨水或碳素墨水,字迹整洁、端正,文字简明,禁用圆珠笔和复写纸书写,不得用金属物装订。
四、根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形成等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。
五、归档移交时,填写卷内目录一式两份(一份装订在案卷内,另一份随同案卷一起移交档案部门),移交目录一式两份,交接双方签字后各执一份备查。
六、科研项目鉴定或验收前,根据《归档任务书》规定的内容,由项目兼职档案人员将已形成准备归档的科研文件材料送档案馆审查,合格签字盖章后,科技处方可申报科研成果鉴定(或验收)。
七、申报材料评奖时,应由档案馆出具归档合格证明,否则不予申报。成果获奖后,应将申报评奖材料(奖状、奖章、证书等)原件及时送档案室归档。不按规定办理者,档案馆有权建议学校在实行科研成果奖励政策时,推迟对该成果的奖励。
八、涉密档案同时执行《杭州电子科技大学保密档案管理办法》。
第十二条  科研管理部门档案人员在接收档案时,要按卷内目录逐一查对清点,如发现有缺少或未按要求整理的,应拒绝接收,并提出明确要求,由承办单位补办。
第十三条  研究人员和档案资料人员调动工作时,应将经手的科研文件材料交待清楚,办理交接手续,严禁任何人带走科研文件材料。
第十四条  档案馆对科研档案要按照《杭州电子科技大学档案实体分类法和档号编制方案》进行分类编号、编目、排架保管。
第十五条  科研档案一经归档,即不允许随便改动,确因技术上的要求需要改进,必须严格履行批准手续,提交修改说明材料,一并归档。
第十六条  科研档案的鉴定,应根据其历史和现实科学价值以及对经济建设。科技发展、社会效益等作用,按照保管期限和密级,定期进行鉴定。鉴定包括对科研档案进行整体和重新确定保管期限、调整密级、销毁。
第十七条  科研档案保管期限的划分原则是:凡属于国家重要科研成果或对科学技术发展、工作查考、经验总结等具有长远利用价值的科研档案均应永久保存;凡是在一定时期内具有利用、查考价值的科研档案,应酌情定长期或短期保存;介于两种保管期限之间的科研档案一律从长保存。
第十八条  要严格科研档案的管理,加强保密、安全防范措施,确保档案安全。
第十九条  凡未开放的科研档案主要供本校利用。外单位一般不提供利用,如特殊情况,须经档案馆和科技处负责人批准方可查阅。
第二十条  充分发挥科研档案的法律凭证作用,为保护成果所有权及正确处理科研工作中各种权益问题提供凭证。
 附:科研档案归档范围和保管期限表
 
 
 
 
 
 
 

科学研究类档案归档范围和保管期限表
 
KYll  综合

序号
类 目 名 称
保管期限
1
科研行政管理文件材料
长期
2
科研计划管理文件材料
长期
3
科研成果管理文件材料
长期
4
科研经费管理文件材料
长期
5
申报材料及有关批复
长期
6
学会工作(学术活动)材料
短期

 
 
KY12-KY16   科研项目、书籍、论文

序号
类 目 名 称
保管期限
1
开题报告与课题调研论证材料
长期
2
任务书、合同、协议书
永久
3
课题研究计划、设计
长期
4
计划执行情况、计划调整或撤销报告
短期
5
课题投资和预决算材料
短期
  6  
实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)
永久
7
数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)
永久
8
设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)
永久
9
研究工作阶段小结、年度报告
长期
10
配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等
永久
11
样品、标本等实物的目录
永久
12
研究报告、研制报告
永久
13
论文专著
永久
14
工艺技术报告
永久
15
技术诀窍报告
永久
16
专家评审意见
永久
17
鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)
长期
18
鉴定证书
永久
19
推广应用意见
长期
20
课题工作总结
长期
21
科研成果登记表
永久
22
科研成果报告表
永久
23
科研成果奖励申报与审批材料
永久
24
科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件
永久
25
专利申请书或证书原件或影印件
永久
26
转让合同、协议书
永久
27
生产定型鉴定材料
永久
28
成果被引用或投产后反馈意见
短期
29
推广应用方案及实施情况
长期
30
扩大试生产的设计文件、工艺文件
长期
31
成果宣传报道材料
短期
32
对外学术交流材料
长期


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
杭州电子科技大学基建档案管理实施办法
 
为了提高学校基建档案的质量和管理水平,充分发挥基建档案在学校基本建设和管理工作中的作用,依据国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发(1988)4号)、国家教育部《高等学校档案管理办法》(27号令)和《杭州电子科技大学档案管理规定》,特制定本办法。
第一条  基建档案是指在学校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
第二条  基建档案是学校基建工作的真实记录和历史凭证,是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据,是档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理,建立以校档案馆为中心,基建、房产、专项工程等部门为基础的基建档案管理网络,保证学校基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第三条  基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节,必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和项目负责人职责范围中,坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行,工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行,工程竣工验收要与验收基建档案同步进行,否则基建项目不能进行竣工验收。
第四条  基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建、房产、专项工程等部门的重要任务,这些部门应有一名领导分工负责此项工作,并确定一名专职或兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。基建项目负责人是该项目基建文件材料形成、积累和立卷归档的当然负责人,应列入岗位职责范围,并把是否按质按时归档作为检查和考核本职工作的重要内容之一。
第五条  在整个基建工程项目过程中形成的应该归档保存的各种载体的材料都属于国家所有,任何单位和个人不得无故拒绝归档,不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。
第六条  基建处具体负责本部门职能范围内基建档案的收集、整理、立卷工作,并在项目竣工验收后一年内向校档案馆移交。同时向城建档案馆移交一套基建档案。总图和各工程竣工图等常用图纸,基建部门除归档外,应留存一份备查。
第七条  每个基建项目开始,职能部门应提出对该项目基建档案工作的要求,并做到在项目开始时,建立基建档案工作;在项目建设过程中,积累、整理、审定档案材料;在项目竣工验收时,向施工单位收交、审核全部合格的竣工图纸等资料。
第八条  基建工程技术人员应及时将职责范围内形成的文件材料按统一要求交给本部门兼职档案员,材料应系统、完整,并有移交目录。
第九条  基建文件材料的归档,主要包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等方面,具体归档范围见附件。
第十条  基建文件材料归档要求:
一、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料特别是竣工图在内的全套图纸;
二、凡归档的文件材料原则上应是原件,做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚,图画清晰、整洁,不得用易于褪色的书写材料书写;
三、具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全,请示与批复要同时归档,缺一不可。如果报告、请示无批复,经办人应注明办理情况,以备日后查考;
四、归档份数:竣工图一般归档不少于一套,文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套;
五、归档时间:凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档;竣工图、施工文件材料,声像材料在竣工验收后一年内应归档;管理性文件材料在次年六月底前归档。
第十一条  基建文件材料的归档程序:
有关部门兼职(或专职)档案员和工程技术人员应按照归档范围,分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。综合性管理文件由兼职(或专职)档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由工程技术人员主持立卷归档的制度,即在工程项目竣工时,由工程技术人员按归档范围要求,将该项目文件材料收集齐全完整,并系统组卷,待项目验收后,交兼职档案员和部门负责人检查验收签字后,向档案馆移交,并办理好移交手续。
第十二条  基建档案由学校档案馆统一管理,校档案馆应按照《杭州电子科技大学实体分类和档号编制方案》进行分类编号、编目、排架,妥善保管。
第十三条  属于学校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。基建处和档案馆应定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限,调整密级以及销毁等事项。
第十四条  为保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中,工程发生变更时,必须填写更改通知单,经主管部门批准后方可变动。在改建、维修中所产生的基建文件材料,有关部门应随时整理,向档案部门补充归档。
第十五条  基建档案主要供本校利用。基建档案原件只有一套者,一般不借出,如确需借出,必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者,除通报全校外,将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。具体按《杭州电子科技大学档案借阅利用制度》办理。
附:基建档案归档范围和保管期限表
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
基建档案归档范围和保管期限表
 
JJll  综合

序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关基建工作的文件
长期
2
基建工作规章制度
长期
3
基建工作计划,总结、简报
长期
4
基建工作总体规划
永久  
5
基建工作年度(季度)总结、统计报表
永久  
6
全校性总体规划、设计总平面图
永久  
7
水、电、气管道分布图
永久  
8
地质勘探、地形测量材料
永久  

 
JJl2  项目材料

序号
类 目 名 称
保管期限
1
项目建议书及上级批复
永久
2
可行性研究报告
永久
3
项目评估
永久
4
环境预测、调查报告
永久
5
设计任务书及计划任务书
永久
6
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明
永久
7
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
永久
8
水文、气象、地震等其它设计基础材料
永久
9
初步设计
永久
10
技术设计
永久
11
施工图设计
短期
12
技术秘密材料、专利文件
永久
13
设计计算书
长期
14
关键技术实验
永久
15
总体规划设计
永久
16
设计评价、鉴定及审批
永久
17
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
永久
18 
承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
永久
19
施工执照
永久
20
环保三同时、消防、卫生等条件,水、电、气、暖供应协议书
永久
21
产权证书
永久
 22
土地施工文件
 
(1)开工报告、工程技术要求;技术交流、图纸会审纪要
短期
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
长期
(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定
长期
(4)建筑材料实验报告
长期
(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批
永久  
(6)土建施工定位测量地质勘察
永久
(7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图
永久
(8)隐蔽工程验收记录
永久
(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
永久
(10)分项、分单位工程检查、评定
长期
(11)交工验收记录证明
长期
(12)竣工报告、竣工验收报告
永久
23
设备及管线安装施工文件
 
(1)开工报告,工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短期
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
长期
(4)隐蔽工程检查验收记录
长期
(5)强度、密闭性试验报告
长期
(6)设备调试记录
短期
(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
(8)系统调试、实验记录
长期
(9)管线清洗、通水、清毒记录
短期
(10)管线标高位置,坡度测量记录
长期  
(11)中间交工验收记录证明,工程质量评定
长期
(12)竣工报告、竣工验收报告
长期
24
电气、仪表安装施工文件
 
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审  
短期
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
长期
(3)调试、整定记录
长期
(4)性能测试和校核
长期
(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告
长期
(6)操作、联动试验
短期
(7)电气装置交接记录
短期
(8)中间交工验收记录、工程质量评定
长期
(9)竣工报告、唆工验收报告
长期
25
竣工验收报告
永久
26
全部竣工图纸
永久
27
质量评审材料
永久
28
工程现场声像材料
永久
 29
竣工验收会议决议文件
永久
 30
基建工程财务预、决算
永久
 31
工程监理文件
长期

 
 
 
 
 
 
 
 
 

杭州电子科技大学仪器设备档案管理实施办法
 
为了提高我校仪器设备档案的质量和管理水平,进一步加强学校国有资产的管理,充分发挥仪器设备在教学、科研、实验、生产工作中的作用,根据上级有关文件和《杭州电子科技大学档案管理规定》,特制定本办法。
第一条  凡作为学校固定资产的仪器、机床等设备的随机文件材料及在制定计划、提出申请、采购、领取、验收、调试、使用、维修、报废过程中形成的各种载体的文件材料以及学校仪器设备管理方面的综合性文件材料都属仪器设备档案。
第二条  设备档案是国家的重要技术储备,是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理,设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备文件材料的完整、准确、系统,应作为校设备管理部门的职责之一。
第三条  设备处是学校仪器设备文件材料的形成、积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员负责收集、整理、立卷等工作。分管领导负责检查验收签字。
第四条  作为固定资产的仪器设备在开箱验收时,设备处、档案馆(或兼职档案员)的人员都应到场参加验收,以监督、检查、指导文件材料的清点、验收工作,明确随机文件材料的保管者,保管者调离学校,应将随机文件材料向接任者作移交。
第五条  从申购设备到验收完毕过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备处负责收集、积累,并向档案馆归档。
第六条  有重要价值的稀有、特殊仪器设备的文件材料,常用部分应复印一份,原件向校档案馆归档,复印件随机使用。
第七条  仪器设备档案在组卷时,应按仪器设备文件材料的形成过程并保持其有机联系进行组卷。写好卷内目录,去掉卷内金属物,编好卷内页号,严禁用铅笔、圆珠笔等字迹不牢固的书写工具书写。归档的文件材料应是原件或复印件,用复写纸书写的不能归档。
第八条  每年形成的仪器设备档案在次年的六月底以前由设备处向档案馆进行归档,双方办好移交手续。
第九条  档案馆要定期编制设备档案目录和编辑参考资料,充分发挥学校设备潜力,提高利用率和经济效益。
第十条  仪器设备档案一经归档,不得随意改动。仪器设备档案在鉴定销毁时要同设备处会商,报主管领导批准方可执行。
附:设备档案归档范围和保管期限表
仪器设备档案归档范围和保管期限表
SBll  综合

序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件
长期
2
本校仪器、设备管理的规章制度
长期
3
设备工作计划、报告、总结、调查材料
长期
4
本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
长期
5
本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复
长期
6
本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
长期

SBl2  仪器设备项目

序号
类 目 名 称
保管期限
1
申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)  
永久
2
上级或主管领导批复和准购批示
永久
3
定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等
长期
4
进口设备过程中有关的技术商务文件
长期
5
开箱记录及装箱单
长期
6
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
长期
7
验收报告及文件材料
长期
8
索赔来往函件及结果文件
长期
9
设备说明书及全套随机文件材料
与设备共存
10
使用、检修、故障事故记录(设备履历书)  
与设备共存
11
重大事故的调查分析及处理意见
与设备共存
12
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备共存

 
 
 
 
 

杭州电子科技大学产品生产与科技开发档案
管理实施办法
 
为了提高我校产品生产与科技开发档案(以下简称产品档案)的质量和管理水平,充分发挥产品档案在学校建设中的作用,根据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《杭州电子科技大学档案管理规定》特制定本办法。
第一条  产品档案是指我校在产品设计、试制、生产和销售过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。
第二条  产品档案是学校产品生产研究活动的真实记录,是储备生产技术的一种形式,是重要的信息资源,是学校的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、系统、安全,便于开发利用。
第三条  产品档案工作是衡量校办企业管理水平的重要标准之一,必须与生产单位的计划、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时,同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。
第四条  产品档案工作必须列入校办企业及生产单位发展计划,配备必须的设备和专人管理,设置产品档案分室。分室在业务上接受档案馆指导,每年以书面形式向档案馆报告情况。
第五条  产品生产文件材料的形成、积累、整理、归档是产品生产有关管理人员和生产技术人员的职责。监督、检查生产技术人员做好产品生产文件材料归档工作是校、企两级产品生产管理负责人和专(兼)职档案人员的责任。应纳入各自的职责范围,作为检查产品生产管理水平和考核产品生产与产品生产管理人员工作的依据之一。
第六条  产品生产过程中形成的应该归档保存的各种形式载体的材料都属学校所有。任何单位和个人不得据为已有。不得无故拒绝归档,不得私自将其转借、买卖或销毁。确保产品生产文件材料完整、准确、系统、安全是校、企档案管理的责任。
第七条  产品生产文件材料的归档范围,主要包括综合管理、销售管理和计划准备、设计、试制、鉴定与生产等六个方面,其重点是产品设计、试制、生产各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是全套设计、工艺图纸等关键性材料,具体归档范围见附件。
第八条  产品生产文件归档要求:
 一、实行由产品生产技术管理负责人主持立卷归档的责任制。产品鉴定或定型后,产品设计的主要负责人必须对本产品形成的文件材料收集齐全,按其自然形成规律和有机联系,系统整理立卷,经技术管理部门审查验收后归档,属综合性材料由办公室负责归档;
二、归档的产品生产文件材料必须是原件(定稿),做到制成材料优良,格式统一,字迹工整,图像清晰,图纸幅面大小要按国家标准格式,禁用字迹不牢固的书写工具。同时做到签字手续完备;
三、归档份数:凡是原始资料,各种文件材料手稿及正本,一般归档一份;
四、归档时间:在产品定型生产后两个月内应向档案分室归档;综合性管理材料在次年六月底前向档案馆归档;
第九条  产品生产文件材料归档工作程序。综合性管理文件材料经兼职档案员整理、立卷后直接向档案馆归档,档案分室留复印件。产品鉴定定型后,产品设计组负责人应把本产品形成的文件材料进行整理组卷交技术管理部门,技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后,由产品档案分室归档。
第十条  校办企业产品档案分室,每年六月底前向校档案馆移交目录一式两份,经交接双方签字,各留一份存查。综合管理文件材料,于次年六月底前向校档案馆移交归档。
第十一条  档案馆对归档的产品档案要按照《高等学校档案工作规范》进行分类编号、编目、排架保管。
第十二条  产品档案一经归档,即不允许随便改动,确因技术上的要求需要更改时,必须严格履行批准手续。
第十三条  产品档案的保管期限、密级鉴定和销毁,应由档案馆、校办企业共同会商(其密级鉴定和销毁应有保密委领导参加)后,提出意见,经主管领导及有关单位批准方可进行。
第十四条  产品档案的借阅应凭有效证件,属于保密部分和控制使用部分的档案要经过有关领导和部门同意后方可进行借阅、查阅、复制等,利用者要填写利用目的和利用效果。
第十五条  编制产品档案检索工具和参考资料,编制并公布产品档案目录,积极开发产品档案信息资源,积极主动为产品试制、生产服务。
附:产品生产与科技开发档案归档范围和保管期限表
 
 
 

产品生产与科技开发档案归档范围和保管期限表
CPll  综合

序号
类 目 名 称
保管期限
1
上级关于产品生产与科技开发管理的文件
长期
2
本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表
长期
3
产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示
长期
4
产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料
长期
5
产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表
永久

                    
   CP12   产品项目

序号
类 目 名 称
保管期限
1
产品用户清册
长期
2
产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录
长期
3
用户反馈的产品技术文件材料
长期
4
产品说明书、宣传品、广告样张
短期
5
产品用户交验协议
短期
6
任务书、调查材料、方案论证材料,技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文
长期
7
总体方案设计材料
长期
8
全套设计定型图纸
长期
9
技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告
长期
10
通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录
长期
11
阶段性技术总结、产品设计工作总结,设计定型报告及批复
长期
12
产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等
长期
13
试验大纲、试验记录及试验工作总结
长期
14
鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证
长期
15
试验规程和记录、样机底片、照片等
长期
16
得奖材料、专利材料
永久
17
论文、专著
长期
18
生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划
长期
19
全套工艺定型图纸、技术说明书
长期
20
工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料
长期
21
材料定额和代用单,工时定额
短期
22
生产定型报告及批复
长期
23
重大质量事故分析,重要联席会议纪要
长期
24
各种更改单及技术通知单
长期
25
生产工作总结报告、技术工作总结报告
长期

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

杭州电子科技大学外事档案管理实施办法
 
为了提高我校外事档案的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外合作交流、教学、科研活动中的作用,根据《档案法》和《高等学校档案工作规范》和《杭州电子科技大学档案管理规定》,特制定本办法。
第一条  凡本校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像及礼品、纪念品等不同载体的材料,均属外事档案。
第二条  外事档案是学校对外交流活动的真实记录和历史凭证,是学校的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保外事档案的完整、准确、系统、安全,便于开发利用。
第三条  外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中,落实到学校有关部门管理人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。外事部门要有一位领导分管外事档案工作,由本部门兼职档案员负责收集、积累、整理归档。
第四条  归档的文件材料,必须反映外事管理,外事活动全过程,遵循其自然形成规律,保证其完整、准确,并对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
第五条  归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作项目、留学生工作等方面。重点是重大涉外和合作项目,留学生学习工作活动中形成的不同载体的文件材料。具体范围见附件。
第六条  学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研交流文件的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议等活动结束后,负责将与此项工作有关的文件材料,收集齐全、并系统整理组卷,经本部门负责人审查后向学校档案馆移交。任何单位或个人不得将活动中形成的材料据为已有或拒绝归档。
第七条  归档的文件材料必须做到手续完备,用纸标准,纸质优良,字迹、图像清淅,文字底稿不得使用铅笔、彩笔、圆珠笔、纯兰墨水以利长期保存。各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后,印件在前,原稿在后,批复在前,请示在后排列。
第八条  校档案馆对归档的外事档案按《杭州电子科技大学档案实体分类和档案编制方案》的要求进行分类、编目、排架保管。
第九条 外事档案在次年6月底前归档。
第十条 其它有关未尽事宜按国家教育部有关规定执行。
附:外事档案归档范围及保管期限表。

外事档案归档范围及保管期限表
 
WSll  综合

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关外事工作的文件材料
长期
2
学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等
长期
3
外事工作统计报表等
永久
4
外事工作会议材料
长期

 
WSl2  出国(境)

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级对出国(境)人员有关规定的文件材料
长期
2
国际学术会议论文
长期
3
投寄国外的学术论文
长期
4
出国(境)人员考察、访问材料
长期
5
出国(境)讲学、研究人员的有关材料
长期
6
出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)
永久
7
国际比赛、竞赛获奖材料
永久

 
WSl3  来校

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
长期
2
外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
永久
3
外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料
永久
4
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料
长期
5
国际比赛、竞赛有关材料
长期

 
WSl4  国际合作与会议

序号
类  目  名  称
保管期限
1
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
永久
2
本校完成的国际合作项目、成果等材料
永久
3
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
长期
4
授予外籍人员名誉称号的材料
永久
5
双方互赠的礼品、纪念品
长期
6
国际会议的有关材料
长期

 
WSl5  留学生工作

序号
类  目  名  称
保管期限
1
出国、来校留学生录取审批材料
永久
2
新生登记表、学籍卡片
永久
3
教学计划、大纲、安排
长期
4
学习情况、成绩及评语
永久
5
学位论文及学位证书复印件
长期
6
学生名册
永久
7
学生去向及有关材料
长期

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
杭州电子科技大学出版档案管理实施办法
 
第一条  为加强我校出版档案的管理,根据国家教育部《高等学校档案管理办法》(27号令)及我校制定的《杭州电子科技大学档案管理规定》,结合我校实际情况,特制定本办法。
    第二条  出版档案是指我校编辑出版的具有各类刊号及书号的报纸、刊物、书籍,包括其原稿、审定单、样书等材料。
    第三条  出版档案是我校档案的重要组成部分,由学校档案馆统一管理,各部门要有一位负责人分管出版档案工作,并确定专人负责出版物的收集、整理、归档。
    第四条  出版档案的归档范围。凡对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的在编辑出版活动中形成的文字材料均属归档范围。(详见附件)。
    第五条  出版档案归档要求:归档文件材料齐全完整,每一本图书、期刊,每一份报纸编辑过程中形成的文件材料,应按其自然形成规律和固有的有机联系进行组卷,必须能全面、准确地反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程;出版档案以出版物名称立卷,一书一刊一报每年组成一卷或数卷。  
    第六条  出版档案的归档时间与各部门的归档时间相同,按年度归档。
第七条  校档案馆对归档的出版档案要按照《杭州电子科技大学档案实体分类和档号编制方案》的要求进行分类、编目、排架保管。需要重新确定保管期限、降密、解密鉴定销毁档案的应会同有关部门研究,并经保密委员会及有关领导和有关单位批准方可执行。
    第八条  借查阅出版档案按本校档案借阅制度办理。
附:出版类档案归档范围和保管期限表
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
出版类档案归档范围和保管期限表
 
CBll  综合管理

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关编辑出版工作的文件
长期
2
上级召开的编辑出版工作会议文件
长期
3
本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录
永久
4
本校编辑出版工作规章制度、统计报表  
永久
5
编辑出版管理部门形成的文件材料
长期

 
CBl2一n出版物项目

序号
类  目  名  称
保管期限
1
编辑出版合同、协议书
长期
2
出版请示和批复
长期
3
原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)
长期
4
各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件
长期
5
封面设计图样
短期
6
有领导签字的出版物清样(大样)
长期
6
出版通知单、书刊、音像出版物样品
永久
7
出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单
短期
8
获奖或受查处情况的文件材料
长期
9
有参考价值的读者来信、重要评论
短期
10
再版修改意见
短期

 
 
 
 
 
 
 
 
杭州电子科技大学财会档案管理实施办法
 
为了加强我校财会档案的科学管理,使之在经济管理工作中发挥更大的作用,依据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》、教育部《高等学校档案管理办法》(27号令)和《杭州电子科技大学档案管理规定》,特制定本办法。 
第一条  财会档案是指我校财务部门在经济管理和会计核算中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料。
第二条  财会档案是国家档案的重要组成部份,是我校经济业务活动的真实记录,重要史料和证据,也是我校的重要档案之一,必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
第三条  财会档案是财务管理工作中的重要组成部分,应作为一项长期的工作任务,纳入领导议事日程,切实纳入财务部门的工作程序和财会人员的岗位责任制,建立健全管理制度。 
第四条  每年形成的财会档案,应在会计年度终了后,由财务会计部门按照要求负责整理立卷编目,在本单位保管利用三年后,移交档案馆集中统一管理。
第五条  财会档案是国家的财富,校内撤销或合并单位的财会档案应随同单位的全部档案材料一并移交指定的单位或校档案馆,并办理移交手续。
财会档案的归档工作应以确保其完整、准确、安全为原则,任何部门或个人不得借故拖延,无故拒绝归档。
第六条  学校档案馆人员应了解会计业务,督促、指导检查财会部门的档案业务工作,保证归档质量。
第七条  财会档案材料的归档范围,包括会计管理文件,在经济业务和会计核算活动中形成的各类会计凭证、帐簿、报表等全部专业材料。将归档的会计核算材料收集齐全、完整。依据各类材料的时间顺序、内容价值、数量,保管期限分别整理组卷。具体归档范围见附件。
第八条  财会文件材料归档要求
一、坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门专(兼)职档案员负责积累的文件组卷,向学校档案部门移交;
二、遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整。根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷;
三、按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷,财会部门将会计凭证、会计帐簿和会计报表各类分别组成保管单位,按年编定流水顺序号,一年编一个流水号;
四、当年形成的财会档案,在会计年度终了后,可暂由会计部门保管三年,期满后的次年六月底前由财会部门的专(兼)职档案员,向学校档案馆办理移交;
五、移交财会档案一定要按照交接手续办理,按照移交清册进行清点,做到帐、物相符,交接完后,要填写“财会档案移交清册”封面的各栏项目。
第九条  档案馆对归档的财会档案要按照《高等学校档案工作规范》进行分类编号、编目、排架保管。
第十条  财会档案归档后,原则上不再进行拆卷和变动,以保持原样。当发现个别卷确需进行重新整理,档案部门要与财会部门会商研究,再组织实施。如发现违反财会档案管理制度的,档案部门有权进行检查纠正。
第十一条  财会档案立卷,应按类次顺序存放,做到系统排列,存放有序,查找方便,切实执行安全保管和保密制度。
第十二条  为使财会档案保存整齐,应使用统一档案盒,并在档案盒上标明年度、类别、目录号、案卷号。
第十三条  逐步实行对财会档案的科学管理和现代化管理,编制系统的案卷目录和必要的检索工具。
第十四条  财会档案的保管期限应按照档案管理办法的规定执行。未达到规定保管期限的,不得任意销毁。
第十五条  财会档案的鉴定和销毁,必须由档案馆会同财会部门严格审查,再编制销毁清单,经主管校领导批准后,并指定专人监销,方能进行。
第十六条  调阅财会档案要严格办理手续。校内财会人员因工作需要调阅本单位财会档案,要经过校计财处主管领导同意;若需查阅非本单位的财会档案,经本单位领导履行签章手续,再经计财处负责人和档案馆负责人同意后方可查阅。
第十七条  外单位人员调阅我校财会档案,要有正式介绍信,经校主管领导和计财处负责人批准,有校计财处人员在场方可查阅。并详细登记调阅的档案名称,调阅日期、调阅人员的姓名和单位,调阅理由,归还日期等,调阅人员不得将财会档案携带外出,需要复制的,要经校计财处同意。
第十八条  所有财会档案的正本一律不外借,查阅人员不准在财会档案上随意勾画、记录、标记、拆页,更不准损坏、丢失、泄密、涂改,违者视情节轻重,按《档案法》有关条款处理。
第十九条  编制各种形成的数据参考资料。利用取代化手段管理,加强计算机管理,提供优质服务。
附:财会档案归档范围和保管期限表
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

财会档案归档范围和保管期限表
 
CKll  综合

序号
类  目  名  称
保管期限
1
上级有关财务会计工作的文件材料
长期
2
本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
永久
3
学校基金管理工作文件
长期
4
有关财务管理方面的其他文件材料
长期
5
会计移交清册
长期
6
财会档案移交保管清册
永久
7
财会档案销毁清册
长期

 
CK12  会计报表

序号
                      类  目  名  称
保管期限
  1
决算报表(含基建综合决算)
   永久
  2
预算会计报表
   长期
  3
年度以上规划表、分配计划、测算表
   长期
  4
年度以上各种统计报表(含工资报表)
   长期
  5
季度以下各种计划、统计报表
   长期

 
CKl3  会计帐簿

序号
类  目  名  称
保管期限
1
涉及外事会计帐薄
永久
2
总帐
长期
3
预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)
   长期
4
预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)
   长期
5
学校专项基金帐簿
   长期
6
日记帐
长期
 
其中:现金、银行存款日记帐
   长期
7
固定资产明细帐(卡片)
   长期
 
(固定资产报废清理后保管五年)
 
8
银行存款余额调节表
长期
9
银行对外帐单
长期
10
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等
长期

 
CK14 会计凭证

序号
类  目  名  称
保管期限
1
涉及外事的会计凭证
永久
2
预算内各种原始凭证、记帐凭证
长期
3
预算外各种原始凭证、记帐凭证
长期
4
学校基金各种原始凭证、记帐凭证
长期
5
会计拨款凭证及其他会计凭证
长期
6
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
长期

 
CK15  工资清册

序号
类  目  名  称
保管期限
1
工资发放名册、卡片
永久
2
工资转移、证明、通知存根
长期

 

杭州电子科技大学声像档案管理实施办法
 
声像档案是高校档案的一个重要组成部分,它具有客观、形象和真实的特点,能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果,真实记录学校各个时期的发展面貌,具有重要的查证作用和历史参考价值。为加强对我校声像档案的管理,更好地发挥其作用,特制定本办法。
第一条  凡是在学校各项工作活动中直接形成的记录和反映工作、活动过程,具有保存、利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带、光盘等)和配套文字材料,均属声像档案材料。
第二条  声像档案材料必须遵循声像载体的特点和规律,实行集中统一管理,形成声像档案的各部门,要按归档要求,努力做好收集、整理、归档工作,确保档案的完整、准确、系统和安全。对录像、录音带等特殊载体的档案材料,因保管要求和利用情况,经批准后可设立声像档案分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受校档案馆的指导,每年定期向校档案馆移交目录一份。
第三条  声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
第四条  为确保学校对声像档案材料管理工作的落实,各部门声像载体材料形成后,必须向校档案馆归档。
第五条  要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变,并逐步采用计算机管理手段,大力开发声像档案信息资源,为提高我校的教学、科研和管理工作水平服务。 
第六条  声像档案工作应列入学校的发展计划,在经费、库房设备和人员配备方面要予以保证。
第七条  声像档案的归档范围:
一、党政活动类
1.历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会等党政部门召开的重大会议。包括:开幕、闭幕场面、领导讲话、代表发言、会议情况等各种声像材料。
2.校庆。历年教师节、重大纪念日等重要声像材料。
3.建校以来主要领导任职期间的工作照,参加教学、科研等活动的声像材料。
4.省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、座谈等)的声像材料。
5.校内民主党派的重大活动。
6.国内有影响的教授、专家等在校访问活动的声像材料。
7.本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。
8.其它有关党政活动中所形成的有重要意义的声像材料。
二 、教学类 
1.开学及毕业典礼,领导、来宾讲话、师生代表发言等活动场面的声像材料。
2.历届毕业生的毕业合影照片,优秀毕业生照片。 
3.培训班材料
4.知名教授、专家和在学术上造诣较深的中老年教师讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教学等声像材料。
5.学生参加实习、军训、社会实践、社会调查及各种竞赛活动的场面材料。
6.奖学金设立及颁奖大会的场面材料。
7.其它有关教学活动中形成的有重要意义的声像材料。
三 、科研学术类
1.重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。
2.由本校发起并组织的全国性、省级学术活动。本校学术年会(科技报告会)包括会开幕、闭幕式,大会发言、著名学者报告等声像材料。
3.著名专家来校作学术报告的声像材料。
4.参加部级以上科技成果展览的声像材料。
5.学生在科研和学术活动中取得突出成绩的声像材料。
四 、外事活动类
1.外国友人、各种代表团来校参观访问及赠送礼品的声像材料。
2.与国外学校签订协议、备忘录、合同的全过程的声像材料。
3.外籍教师在校教学、生活的声像材料。
4.在我校召开的国际性学术会议场面的声像材料。
5.本校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学等所获得的声像材料。
五、 产品、仪器设备类 
1.本校研制、试制、生产的产品样照及使用情况的场面声像材料.
2.价值10万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照.
六 、 文体类
1.历届运动会开幕、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。
2.校运动队参加各级运动会合影、获奖情况等材料。
3.教职工、学生参加体育运动项目的训练、比赛场面材料.
4.外单位来校的比赛、表演等场面材料。
5.学校举办的书画、摄影、图片等展览。
6.各种文艺团体来校演出,本院文艺团体演出剧照、演员合影等。
七 、校园建设类
1.学校各个时期的校园环境材料。包括:校门、大楼、校牌等建筑物和校园风光。
2.学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。
八 、获奖类
1.教学活动中获得的奖状及奖品照片.
2.科研项目成果获奖的奖状及奖品照片。
3.学校产品获奖的奖状照片.
4.各类活动中被评为先进集体、文明单位等奖状及奖品照片。
5.劳动模范先进个人证书、奖章及奖品等照片材料。
九 、 人物类 
1.历任校长、党委书记及名人录的声像材料。
2.国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等的声像材料。
上述各类归档材料,包括照片、底片、录音带、录像带、光盘等。
第八条   归档方法和时间
1.各部门、各学院拍摄的照片,整理后应将照片、底片理齐,写好说明词,及时交本部门兼职档案员,由兼职档案员在本部门归档日时向校档案馆归档。
2.毕业生合影由各学院负责,拍摄后注明学生姓名和所在位置,整理好交校档案馆归档。
3.录像、录音带由校党委宣传部负责,从保管条件和利用情况考虑,暂存宣传部声像分室。宣传部在拍摄、录制后经整理编辑,日后应按校档案馆的要求编号并编制目,在每年六月份前将目录移交一份给校档案馆。
4.凡个人拍摄的能反映学校活动面貌,有历史参考价值的照片、录音带、录像带、光盘,提供给学校归档的,学校给予适当的经济补偿。这些材料可随时归档。
第九条  声像档案的保管和利用
1.存放声像档案的库房,应做到防火、防光、防盗、防潮、防高温、防虫等。录音带、录像带、光盘等应放在专用柜内。
2.定期检查声像档案。录音带、录像带、一般每隔半年重绕一次,如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、发霉、变质等现象,应及时采取措施加以补救。
3.声像档案未经鉴定和批准,不得私自消磁和涂改。如需复制,除形成部门外应办理批准手续。销毁声像档案,必须由档案馆和形成部门提出意见,并报主管校长批准。
4.按照学校档案利用制度,编制有关检索工具,积极提供利用,为学校的各项工作服务。
 
 
 
 
 
 

杭州电子科技大学电子档案管理实施办法
 
根据国家教育部《高等学校档案管理办法》(27号令)、国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》和《杭州电子科技大学档案管理规定》的要求,为了加强我校电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为学校建设与发展服务,结合实际情况,特制定本办法。
一、电子档案的管理原则
1、学校电子档案实行集中统一管理;
2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作;
3、各部门(单位)兼职档案员负责本部门(单位)形成的电子档案收集、积累与归档等工作;
4、档案馆负责对各部门(单位)电子档案收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。
二、电子档案归档范围
1、各部门(单位)办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份;
2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等复制件;
3、各部门(单位)正在运行的数据库及其数据库管理系统复制件;
4、教师在教学、科研和学生毕业设计等工作中开发的计算机程序和数据文件复制件;
5、各部门(单位)购置的各类操作系统及其应用软件复制件;
6、各部门(单位)接收外单位赠送的各类业务、管理软件复制件等。
三、电子档案归档要求
1、加强电子档案鉴定工作:电子档案归档前,档案室会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核,并由归档部门负责人签署意见;如电子文件进行了技术加密,应将技术加密方法和相关软件一并归档;
2、电子档案在收集、归档时,应附带说明文件(readme.txt),对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明;
3、电子档案采用光盘、磁带等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息;
4、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档;
5、电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机或系统中保留1年时间。
四、电子档案管理要求
1、电子档案严格按照电子档案技术规范加强管理;
2、档案室应配置专用设备,并确定专人负责电子档案管理工作;
3、归档的电子档案载体应直立存放,做到防尘、防光,远离强磁场,隔离有害气体;环境温度选定范围:14℃一24.C;相对湿度选定范围:45%—60%;
4、定期做好电子档案转录和杀毒工作;
5、加强电子档案安全与保密管理;
6、储存电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、名称、内容、密级和保管期限。
五、电子档案的利用
1、电子档案的利用范围与行政类档案的利用范围相同;
2、电子档案查阅和借用,按照《杭州电子科技大学档案查阅审批制度》有关规定执行;
3、开放性的电子档案,经归档部门(单位)或档案室批准后,可向利用者提供电子档案复制件;
4、电子档案的封存载体不得外借。
六、电子档案归档时间
电子档案归档时间,按照《杭州电子科技大学文件材料立卷归档工作规范》中有关归档时间要求执行。
七、专(兼)职档案员职责
1、加强电子档案业务知识学习,努力提高电子档案管理技能;
2、专职档案员认真做好电子档案收集、整理业务指导和维护、开发及利用等工作;
3、兼职档案员认真做好电子档案的收集、积累与整理等工作,并定期做好本部门(单位)电子档案归档前病毒检查和清除工作,确保电子档案安全无毒;
4、兼职档案员应加强与综合档案室的业务沟通,按要求完成电子档案的移交归档工作。
八、电子档案保管期限
电子档案保管期限,按照《杭州电子科技大学文件材料归档范围和保管期限表》中的有关规定执行。
九、电子档案的销毁
1、电子档案销毁,按照《杭州电子科技大学档案管理办法》中的有关条款执行;
2、电子档案销毁时,非保密范围的,可直接从存储载体中删除,属于保密范围的,必须与存储载体一同销毁。
十、电子档案的统计工作
1、按年度做好统计工作,总结分析管理工作情况,以促进电子档案建设与发展;
2、按要求按时完成电子档案的各类报表填报工作。

杭州电子科技大学人事档案管理实施办法
 
为了加强学校人事档案管理、更好地为学校各项工作服务,根据中共中央组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》、《干部人事档案收集归档规定》及浙江省委组织部《干部人事档案管理制度》,结合本校实际情况,制定本办法。
第一条  人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料,有效地为人事工作服务,为人事决策服务,是学校档案的重要组成部分。
第二条  人事档案纳入学校综合档案室管理。其人事档案固定专人管理,业务工作接受本校组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。
第三条  人事档案的管理范围
(一) 省管干部档案,送省委组织部管理;
(二)在编的干部、教师、职工和离退休人员的档案,由学校档案馆管理(人事代理人员档案不属管理范围以内);
(三)教职工辞职、自动离职、被辞退(解聘、除名)、开除公职的,其档案转至政府人事部门所属人才交流中心保管;
(四) 教职工出国、失踪、逃亡,其档案由本校保管;
(五)全国著名的科学家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士死亡后的档案,由本单位保管五年后,送交省档案馆永久保存;
(六)人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案,由所在单位组织指定有关部门专人保管。
第四条  人事档案管理职责
(一)保管教职工人事档案,为国家积累档案史料;
(二)收集、鉴别和整理教职工人事档案材料;
(三)办理教职工人事档案的查阅、借阅和转递;
(四)登记干部职务的变动情况;
(五)为有关部门提供教职工的情况;
(六)做好人事档案的安全、保密、保护;
(七)调查研究人事档案工作情况,制定规章制度,搞好人事档案的业务建设和业务指导;
(八)推广、应用人事档案现代化管理技术;
(九)办理领导交办等有关事项。
第五条  人事档案的收集、鉴别与归档
(一)学校组织干部人事、纪监审、教育培训、统战、工会等有关形成人事档案材料的部门,都应建立送交教职工人事档案材料制度,并按照《杭州电子科技大学人事档案归档范围》,注意收集积累反映教职工德、能、勤、绩的材料,充实档案内容;
(二)在形成档案材料后的一个月内,由兼职档案员按要求将材料送校档案馆归档。任何组织、个人不得以任何理由积压、扣留归档材料。档案工作人员应该经常与材料形成部门保持联系,主动收集归档材料。办理移交时,应填写归档材料移交清单,双方各执一份;
(三)归档材料必须经过认真鉴别。材料应完整、真实、文字清楚,有承办单位、个人署名、形成日期、单位盖章。规定要同本人见面的材料,一般应有本人签字;特殊情况下,本人见面后未签字的,可由组织注明。发现不符合归档要求时,应及时通知有关部门补送或补办。对伪造档案材料,涂改档案内容的,一经发现,要清除伪造、涂改的档案材料,对当事人要严肃查处;
(四)人事档案材料的载体一般使用16K规格的办公用纸,材料左边应留2-2.5
公分装订边。文字须是铅印、胶印、油印或黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档;
(五)经鉴别确需销毁的材料,应详细登记,并报请领导批准后,予以销毁。
(六)散材料每两年装订入卷一次。
第六条  人事档案的保管与保护
(一)根据安全保密、便于查找的原则,对人事档案应严格、科学地保管。库房内要有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施;保持库房清洁和适宜的温、湿度;
(二)建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案,发现问题及时解决;
(三)设置专门的档案柜、档案查阅室和档案管理人员办公室。做到库房、阅档室、办公室三分开;
(四)不断研究和改进档案保管方法和保护技术,逐步实现档案管理科学化、现代化。进行人事档案规范化、标准化管理;
(五)禁止任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的,应视情节轻重,予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的,要依法处理。
第七条  档案的提供利用
(一)查阅和借阅人事档案,一般应有两名中共党员,并填写《查阅教职工档案审批表》。本校有关部门需查阅教授和处级以上的档案,须经组织部人事处负责人审批盖章后,方可查阅。查阅其他人员的档案,须经所属的党总支负责人(各职能处室负责人)审批盖章后,方可查阅;
(二)外单位查阅我校人事档案,必须凭《查阅干部人事档案介绍信》,并由组织人事部门负责人批准后,方可查阅;
(三)查(借)阅人事档案时,要爱护档案,严禁圈划、涂改、抽换,不得擅自摘抄、拍摄、复制,不得泄露或擅自向外公布档案内容,违者批评教育直至纪律处分;
(四)任何人不得查(借)阅本人及其亲属的档案;
(五)借用档案时间一般不超过15天。如需续借,应及时向档案管理部门说明理由,经同意后方可续借,续期不超过10天。外借档案必须妥善保管,不准携带回家,不准让无关人员翻阅;
(六)严禁在阅档时喝水、吸烟,谨防损坏档案;
(七)档案借出时,应清点后付出;收回时应清点后归位。
第八条 档案的转递
(一)接到学校组织人事部门因教职工调动、辞退等档案转出通知后,应及时转给新的主管单位,综合档案室配合组织人事部门做好档案的转递工作;
(二)转递档案必须详细填写《人事档案转递通知单》,并与档案一道密封,加盖
密封章;
(三)转递人事档案应通过机要程序或组织人事部门专人送取,不得邮寄或交本人自带;
(四)新进校人员的档案,组织人事部门收到档案后,应尽快转给档案室整理保管;重建档案人员要组织填写《干部履历表》、《职工登记表》等,有关材料及时移交综合档案室建档;
(五)省管干部新产生的档案材料,要及时转递给省委组织部归档;
第九条 本办法由学校组织人事部门负责解释。
附件:《杭州电子科技大学人事档案归档范围》

杭州电子科技大学人事档案归档范围
 
部门:组织部(党总支)

序号
归档材料名称
1
干部履历表、简历表、登记表
2
入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、转正申请书、自传(自传性质的材料)、综合性政审材料、考察材料
3
党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员被劝退、除名的审批意见及主要依据材料
4
取消预备党员资格、退党主要材料
5
干部任免(聘任)审批表、考察材料
6
考试聘用干部中形成的:报考登记表、录用审批表、合同书和考察材料
7
干部年度考核登记表、鉴定材料
8
后备干部登记表(提拔使用后归档)
9
政审工作形成的材料
10
表彰奖励先进事迹登记表、呈报表
11
因公、因私出国人员审批表及国外表现鉴定材料
12
党代会登记表、委员简历、政绩材料
13
办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、讣告、遗书等

 
部门:人事处

序号
归档材料名称
1
干部、职工履历表、登记表、简历表
2
教职工考试录用形成的:报考登记表、录用(聘用)审批表、合同书
3
转正定级审批表、工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表
4
享受专家特殊津贴呈报表
5
评定和聘任专业技术职务人员的评审表
6
教职工学历学习、进修、培训中形成的:学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位等有关材料
7
更改姓名、出生日期、参加工作时间的批复及所依据的证明材料
8
年度考核表
9
退休人员审批表、续聘、解聘、辞职、处分、撤销处分、法院判决书等有关材料
10
表彰奖励先进事迹登记表、呈报表
11
因公、因私出国人员审批表及国外表现鉴定材料
12
在处理人事工作中形成的:严重慢性病、身体残疾、确定致残等级、工伤致残等有关材料
13
办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、讣告、遗书等

部门|:纪监审办公室

序号
归档材料名称
1
党员干部受处分工作中形成的:处分决定、免予处分的意见、批复、本人检查等
2
监察审计工作中形成的:个人审计报告、审计意见、离任审计考核材料、处分决定(结论)、免予处分的意见、批复、核实报告、本人检查等

 
部门:统战部

序号
归档材料名称
1
加入民主党派登记表
2
参加政协、民主党派代表会议中形成的:代表登记表、简历、政绩材料

 
部门:工会

序号
归档材料名称
1
表彰奖励先进登记表、呈报表
2
参加人代会、工代会、教代会中形成的:代表登记表、简历、政绩材料

 
部门:团委

序号
归档材料名称
1
教职工入团申请书、志愿书、登记表
2
优秀团员登记表、事迹材料
3
退团材料

 
部门:科研处

序号
归档材料名称
1
创造发明、科研成果鉴定材料,各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有
2
重大影响的论文目录
3
获国家科技奖(国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)的科研成果表彰材料

 
部门:学生处

序号
归档材料名称
1
优秀辅导员登记表、呈报表等材料

 
部门:保卫处

序号
归档材料名称
1
教职工受刑事处分、社会治安处罚中形成的:决定、意见、批复、报告、本人检查等

备注:1、归档材料还包括其他对考察了解使用教职工具有参考价值的材料。
2、因部门职责变动等原因,不在上述部门产生的教职工档案材料,送学校组织人事部门鉴定后归档。

杭州电子科技大学
档案工作安全与保密制度
 
一、接待查阅和归档人员,一般在办公室或档案阅览室。非档案馆人员,未经允许不得进入库房;
二、档案的借阅和接收要作登记,归还要注销;
三、未经批准,任何人员不得私自将档案携出档案馆,不得随意复印。档案人员不得私自摘抄和传播具有保密性质的档案内容和内部材料;
四、未经装订的档案材料必须妥善保存,不可随意乱放;
五、对档案的保管、借阅情况要经常进行检查,及时催回借出的档案。每年进行一次全面清点、检查;
六、库房严禁烟火。易燃、易爆、腐蚀物品及雨具等杂物不得携入库房,切实做好防火、防盗、防潮、防霉、防虫等工作;
七、每日下班前要切断电源关好门窗;
八、档案馆各房间钥匙必须妥为保管,发现丢失要及时汇报,认真处理,并采取有效措施弥补;
九、需要销毁的档案材料,必须编造清册,经领导批准后,在指定地点销毁,由两人监销;平时非公开的档案材料重复件,文件等不可当垃圾处理,必须按规定销毁;
十、档案工作人员调动工作时,要办理交接清点手续。

杭州电子科技大学
档案馆库房管理制度
 
一、档案入库必须认真检查案卷质量,清点数目,及时进行登记、入柜。
二、档案库房应有防窃、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光设备。
三、库房内安置温湿度计,每天定时测计,并根据气候及温湿度情况,及时通风或开关空调(或去湿机),将库房相对湿度控制在允许范围。
四、库房内严禁吸烟,严禁明火,严禁存放易燃、易爆物品。并定期检查消防器材、电路和电器设备,及时消除隐患。
五、档案柜应放置驱虫药剂,并经常检查虫、霉情况,发现虫、霉及时处理。
六、做好档案防光工作。
七、经常进行清扫,保持库房内清洁无尘。
八、每学期结束前,要对案卷进行总清点,检查帐、卡、物是否相符。
九、非档案馆工作人员,不得随意入库房。
十、每天下班前,应关闭库房的门窗,切断电源,确保档案安全。

杭州电子科技大学
档案查阅、借阅办法
 
一、本校工作人员因工作需要,查阅已公开档案,或查阅未公开但由本人承办部分的档案材料,经办理查阅登记手续,均可查阅;
二、查阅本部门其他未公开的档案,须经本部门(处级)负责人或课题组负责人签字;
三、查阅其他部门未公开的档案,除须经本部门(处级)负责人同意签字外,还应经档案馆馆长同意,方可查阅。查阅其他科研项目档案,除须经该课题组负责人或作者本人同意外,还需经科研处处长同意,方可查阅;
四、查阅党委、行政会议记录,须经党政办公室主任和有关主管处级部门领导同意签字,重要的须经主管书记校长批准,方可查阅。保密档案按《学校保密档案管理办法》办理;
五、为方便利用,本校工作人员查阅本部门形成的档案和可以公开的档案,可通过电话进行查询。但档案馆有权拒绝不熟悉的利用者和向该部门负责人查证;
六、校外单位查阅已公开档案,凭本单位介绍信、出示本人证件;因特殊需要,查阅有保密内容的档案,须经主管部门负责人签字同意,并报请主管校长批准;
七、个人查阅本人职称、学历、学籍成绩以及有关公开的档案,凭个人证件即可;
八、档案一般不外借。确因工作需要外借者,应办理借阅手续,重要的一般在当天归还,其他档案一般不超过两周,延期须办续借手续。个别具有特殊保管价值的档案,还须立卷部门领导批准,必要时还须主管校领导批准;
九、借出档案者应对档案的保密、安全和完整负责,不准将档案带至公共场所、不得传播、污损、抽拆、涂改和转借;
十、借阅档案,应自觉遵守保密制度,维护党和国家的机密,未经档案人员同意,不得翻阅其他与己无关的档案;
十一、利用者复印档案,必须经档案馆经办人员同意;
十二、借阅档案,必须办理借阅登记手续,主动填报利用效果;
十三、校外单位(除直接协作者)和本校非职务工作需要查用档案,应遵守本校档案有偿服务办法。

杭州电子科技大学档案馆计算机设备
与网络安全管理制度
 
为进一步加强档案馆计算机设备及网络安全管理,确保日常工作正常进行,特制订本制度。
一、档案馆内计算机及有关设备的使用由馆领导统一安排和调配,充分发挥计算机及网络在档案管理中的重要作用。
二、利用计算机及网络技术做好电子档案管理工作。对删除、修改、发布电子档案信息,必须按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《杭州电子科技大学关于电子档案管理实施办法》有关规定执行。
三、档案馆网站由专人负责管理和维护。定期做好档案馆网页制作和数据更新工作,保证网站信息的时效性、可利用性和安全运行。
四、工作人员要严格按照计算机使用程序进行操作,定期对计算机病毒进行检测和清除。一般不允许使用外来磁盘,确因工作需要,须经专门人员做好病毒检测后,方可使用。
五、计算机及网络设备为学校公共资产,必须爱护使用和定期保养,当发现问题和故障时,应及时报告,以便问题和故障得到及时解决、排除,保证计算机及有关设备使用安全。同时,不得用计算机做与工作无关的事务。
六、做好防火防盗工作,加强计算机及有关设备安全管理,切实做到每天下班前切断计算机及有关设备电源,关锁好门窗,确保设备安全。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
杭州电子科技大学档案工作岗位职责
 
杭州电子科技大学
各学院、处级单位分管档案工作的领导岗位职责
一、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规,贯彻执行学校档案工作计划及各项档案工作规章制度:
二、研究和布置本单位档案工作(每学期至少一次),检查执行情况,及时解决档案工作中的问题;
三、主持本单位立卷归档工作,确保归档案卷质量;
四、支持、督促和考核本单位专兼职档案员工作。
 
 
杭州电子科技大学
档案馆馆长岗位职责
一、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规,刻苦钻研档案专业知识,不断提高政策水平和管理能力;
二、负责档案馆全面工作;负责全校档案和档案工作归口管理工作,负责对全校档案工作实行监督、指导、检查、考核与评比工作;
三、负责组织拟定学校各项档案规章制度,负责制订学校档案工作的发展规划、年度工作计划;
四、负责组织落实馆内日常行政事务工作,组织本馆人员进行业务学习和学术研究,开展档案编研工作;
五、负责学校档案工作网络队伍建设,适时组织全校专(兼)职档案员的业务培训;
六、负责馆藏档案利用的审批工作;对未公开档案利用,要及时与有关部门沟通,及时向上级领导请示;
七、协助学校有关部门做好学校年鉴的编纂出版工作;负责组织《浙江教育志》杭电部分的撰写工作;
八、组织全馆完成上级组织和协会对本校的各类档案工作检查、评估工作;负责档案报表的填报工作;
九、努力进行档案的编研和档案的学术研究工作;积极组织和参加学术交流活动,扩大省内外兄弟院校档案业务交流;
十、负责检查档案库房的“八防”工作,确保档案安全;
十一、全面负责校史馆工作,做好校史馆资料的积累工作,为校史馆的更新提出建议方案;
十二、完成上级档案行政管理部门和学校领导交办的各项工作。
    
 
杭州电子科技大学
专职档案员岗位职责
一、努力学习党和国家关于档案工作的方针政策、法规,刻苦钻研档案专业知识,不断提高政治思想和业务水平;
二、草拟分工的各类档案工作规章制度,指导、协助兼职档案人员做好文件的形成、积累和立卷归档工作,按规定时间做好分管档案的接收、征集、整理、分类、保管、鉴定、统计和进库、编目、上架工作;
三、使用计算机,进行计算机辅助档案管理,包括档案数据录入、检索、统计、编目、编制检索工具,年底前完成当年入库档案的计算机录入工作;
四、负责接待来馆查阅档案人员,负责分管馆藏档案的查询利用工作;
五、努力进行档案的编研和档案的学术研究工作,为学校各项工作服务;
六、团结协作,遵守考勤,自觉执行室内档案工作规章制度;
七、做好档案库房的“八防”工作,确保档案安全;
八、完成馆领导交办的其他任务。
 
兼职档案员岗位职责
一、熟悉学校有关档案工作规章制度,积极参加档案业务培训,提高档案业务能力;
二、负责本单位文件材料的——收集、积累、整理和立卷归档工作,保证应归档文件材料收集齐全、准确、系统;
三、坚持平时预立卷制度,根据本单位工作情况,制订预立卷类目,合理分类存放,便于利用和组卷;
四、归档案卷符合质量要求,做到组卷合理、编写页码准确,书写工整,卷内目录填写清楚,案卷标题简明扼要,有关项目填写齐全;
五、接受档案馆监督、检查和业务指导,保质、按时完成归档任务。
 
杭州电子科技大学
校史陈列馆工作人员岗位职责
一、努力学习党和国家关于档案、校史工作的方针政策、法规,刻苦钻研专业知识,不断提高政治思想和业务水平;
二、平时做好校史资料的接收、征集、整理工作,为校史馆的更新做好资料积累;
三、负责做好校史馆平时的消防、安全、卫生和保洁、绿化保养任务;
四、负责接待来馆参观人员;根据参观人员的不同需求,安排好讲解和参观引导工作;
五、负责做好参观人员的统计、签名、留言等工作,对重要参观活动要摄影、摄像等,为校史馆留下资料;
六、负责做好校史馆讲解员的培训工作;负责做好学生在校史馆勤工俭学的有关工作;
七、团结协作,遵守考勤,自觉执行档案馆、校史馆各项工作规章制度;
八、做好校史馆的“八防”工作,确保校史陈列资料的安全;
九、完成馆领导交办的其他任务。
 
 
校史陈列馆参观须知
一、遵守校史陈列馆有关规定,服从校史陈列馆管理人员的指挥,使参观秩序井然有序;
二、集体参观须预约参观时间,零星参观可在现场凭有效证件办理登记后参观;
三、参观者要爱护馆内物品,不用手触摸展品和展版,不随意按动展馆内有关电器开关,不随意打开门窗和窗帘,不随意折损馆内绿化;
三、来馆参观者要保持展馆整洁,不准在馆内吸食香烟、零食、饮料等;
四、未经许可,不得在馆内摄影、摄像;
五、参观完毕,欢迎题词留言,欢迎对展馆和展出内容提出改进意见;
六、参观完毕,请有序离开。